Lektion IV

Funktion und Aufbau von Archivsystemen

Kommen wir nun zu dem Themenblock, den mich von Anfang an definitiv weniger interessiert hat als alle anderen… Archivsysteme!

Ich habe weder bereits in einem Archiv gearbeitet noch sonstige Erfahrungen mit Archiven gemacht, deshalb bin ich heute besonders gespannt darauf, was wir im Unterricht lernen werden. Nach einer schnellen Rückmeldung zu den Lerntagebüchern beginnen wir dann auch gleich mit einer kurzen Repetition der wichtigsten Metadatenstandards, nämlich ISAD(G) und EAD. Sobald alle diese Standards wieder einigermassen präsent im Kopf haben, werden wir uns mit dem Archivinformationssystem ArchivesSpace beschäftigen.

Metadatenstandards

Zugegebenermassen habe ich diese kurze Wiederholung von Metadatenstandards in Archiven dringend nötig. Für Archivprozesse ist es wichtig, dass man diese Standards etwas im Hinterkopf behält, sonst verliert man schnell den Überblick. Deshalb nutze auch ich die Gelegenheit hier, um das Ganze ein bisschen zu repetieren.

ISAD(G)

ISAD(G), das steht für International Standard Archival Description (General), wobei das (General) schon verrät, dass es sich hierbei um den Grundstandard - wenn man dem so sagen kann - handelt, es aber noch andere Standards gibt (v.a. auch ISAAR(CPF) zur Erschliessung der Akteure). ISAD(G) orientiert sich von der Datenstruktur her noch stark an den analogen Findmitteln, die früher in Archiven vorhanden waren. Es wird also nach dem Provenienzprinzip gearbeitet - der Entstehungszusammenhang steht im Vordergrund.

Aus dem ersten Semester (Modul: Grundlagen der Informationswissenschaft) habe ich noch eine Übersicht zu den Erschliessungsstufen des Archivs gefunden, welche auch jeweils die englische Übersetzung der Begriffe beinhaltet. Da ArchivesSpace auf Englisch installiert ist, ist das ziemlich praktisch. Diese Übersicht zeigt die innere Ordnung des Archivs folgendermassen auf:

1. Archiv (Gesamtbestand) - eine Verzeichnungseinheit (VE)
2. Hauptabteilung, Departement, Beständegruppe, Beständeserie - gibt es nur einige wenige VE
3. Bestand, Fonds, Sub-Fonds (Englisch: archival group) - gibt es eine VE pro Aktenbildner oder eine VE pro Thema/Sachgebiet/Materie
4. Teilbestand, Serie, Gruppe, Klasse, Subserie (Englisch: series, group, class) - eine oder mehrere VE pro Provenienzbestand, i.d.R. nur eine VE im Pertinenzbestand
5. Dossier, Akte (Englisch: file, folder) - i.d.R. mehrere VE pro Teilbestand
6. Unterlage (Englisch: record) - i.d.R. mehrere VE pro Dossier

Nach dieser Abstufung entstehen also mehrstufige Verzeichnungseinheiten, welche dann den Entstehungszusammenhang abbilden.

ISAD(G) enthält 26 Verzeichnungselemente in 7 Informationsbereichen:

• Identifikation
• Kontext
• Inhalt und innere Ordnung
• Zugangs- und Benutzungsbedingungen
• Sachverwandte Unterlagen
• Anmerkungen
• Kontrolle

Bei diesen sind insbesondere 6 Pflichtfelder besonders wichtig:

• Signatur
• Titel
• Provenienz
• Entstehungszeitraum
• Umfang
• Verzeichnungsstufe

Ein Nachteil dieser Notation ist aber, dass gewisse Informationen nur im Kontext der darüberliegenden Einheit verständlich sein können. So kann es z.B. auf der untersten Verzeichnungsstufe vorkommen, dass eine Unterlage nur den Titel “Protokoll” hat. Man weiss dann nur anhand dieser Angabe nicht, um was für ein Protokoll es sich handelt, ohne nicht auch die darüberliegenden Einheiten anzuschauen. Zudem ist ISAD(G) nicht auf die Digitalisierung ausgelegt. Ähnlich wie bei MARC ist deshalb auch bei ISAD(G) schon bekannt, dass wohl bald ein Nachfolger von ISAD(G) der neue Standard in Archiven sein wird - dieser heisst Records in Context (RIC) und basiert auf Linked-Data.

EAD

EAD steht für Encoded Archival Description und basiert auf XML. Da wir im Kurs nur kurz auf EAD eingegangen sind, habe ich mir noch die empfohlenen Folien von Nicolas Moretto angesehen. EAD ist also ein Standard zur Kodierung von Findbüchern zum vernetzten (Online)-Einsatz und Austausch von Metadaten in Archiven. Er besteht aus ca. 145 Properties und zielt darauf ab, Informationen aus archivischen Findmitteln umfassend darzustellen und auch den hierarchischen Aufbau abbilden zu können. Dabei sollten auch die Angaben der übergeordneten Ebene (z.B. des Teilbestands) an die unterliegende Ebene (z.B. an die Serie) weitergegeben werden - was ja eine der grossen Schwächen von ISAD(G) ist, dass das nicht direkt möglich ist. EAD ist aber mit ISAD(G) kompatibel.

ArchivesSpace

ArchivesSpace ist eine OpenSource-Software für ein Archivinformationssystem. Die Entwicklung begann im Jahr 2009 und eine erste Version der Software feierte im September 2013 Premiere. Installiert war das Ganze im Vergleich zu Koha sehr schnell, da wir das Programm auch nicht in unserer VM installiert haben, sondern übers Internet darauf zugreifen.

Für die Übungen haben wir uns auf ein Beispiel aus dem Katalog des Staatsarchivs Basel-Stadt gestützt und versucht, die dort vorhandenen Angaben in ArchivesSpace unterzubringen. Das war gar nicht so einfach, zumal ArchivesSpace halt nur auf Englisch läuft, und die Vorlage auf Deutsch war. Deshalb war es teilweise schwierig, abzuschätzen, ob wir das richtige Feld “vrwütscht” haben. Aber zu Übungszwecken war es sicherlich spannend, zu sehen, wie so ein System aufgebaut werden kann. Da wir nicht ganz fertig geworden sind mit allem Geplanten, werden wir uns auch nächste Woche mit ArchivesSpace beschäftigen. Mehr dazu also dann im nächsten Eintrag :)